Bollo e conservazione delle fatture elettroniche: guida pratica

Quando si paga il bollo

L’imposta di bollo vale 2 euro e si applica alle fatture elettroniche senza IVA quando la somma degli importi esenti, non imponibili o esclusi supera 77,47 euro. L’Agenzia considera le righe con natura N2.1, N2.2, N3.5, N3.6 e N4.

Per i forfettari il caso è il più comune: le loro fatture sono senza IVA con natura N2.2, quindi il bollo scatta ogni volta che si supera la soglia.

Come indicarlo in fattura

Nel file imposti «Bollo virtuale» su Sì e, se sei forfettario, includi i 2 euro nel totale. L’indicazione serve anche all’Agenzia, che calcola l’imposta dovuta in base alle fatture ricevute dallo SDI. Il trimestre di riferimento segue la data di consegna.

Come e quando si paga

Il bollo si paga a trimestre. Se la scadenza cade in un giorno festivo, si passa al primo giorno lavorativo successivo: il 28 febbraio 2027, per esempio, è una domenica.

Sono previsti due rinvii, legati agli importi di ciascun periodo:

• se il primo trimestre non supera 5.000 euro, puoi pagarlo entro il 30 settembre;
• se primo e secondo trimestre insieme non superano 5.000 euro, puoi pagarli entro il 30 novembre.

Puoi pagare in due modi: con F24, usando i codici tributo da 2521 a 2524 per i trimestri, 2525 per le sanzioni e 2526 per gli interessi, oppure con addebito su IBAN dal portale Fatture e Corrispettivi. Se il pagamento slitta, si usa il codice del trimestre originario.

L’Agenzia mette a disposizione due elenchi entro il 15 del mese successivo al trimestre: l’elenco A contiene le fatture con il bollo indicato, l’elenco B quelle in cui mancava ma risulta dovuto. Puoi modificarli entro la fine del mese, ed entro il 10 settembre per il secondo trimestre. Se non cambi nulla, l’elenco B si considera confermato: controllalo sempre.

Se paghi tardi o non paghi

L’Agenzia invia una comunicazione via PEC con la sanzione per omesso versamento, pari al 25% e ridotta a un terzo, più gli interessi. Se non regolarizzi entro 30 giorni, l’importo va a ruolo.

Cosa significa conservare una fattura

Conservare non vuol dire solo tenere una copia. L’obbligo riguarda sia chi emette sia chi riceve la fattura, e l’Agenzia precisa che memorizzare i file sul computer non basta. Anche poter consultare una fattura sul portale è cosa diversa dal conservarla.

Le scritture contabili si tengono per dieci anni, come prevede l’articolo 2220 del codice civile. Il periodo può allungarsi fino alla definizione degli accertamenti, in base all’articolo 22 del DPR 600/1973.

Il servizio gratuito dell’Agenzia

Nel portale Fatture e Corrispettivi puoi aderire a un servizio di conservazione gratuito, valido per le fatture passate dallo SDI, che le conserva per 15 anni.

• Serve l’adesione. Senza adesione il servizio non parte da solo.
• Attento alla decorrenza. Senza indicare una data retroattiva, copre solo le fatture dal giorno successivo all’adesione. Si può recuperare al massimo fino al 1° gennaio del secondo anno precedente.
• La consultazione non è per sempre. I file restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla ricezione, poi restano solo i dati.
• C’è un termine. Le fatture vanno conservate entro il terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi. Per le fatture del 2025, in via prudente, considera fine gennaio 2027.

Se non hai aderito Le norme non sono univoche: il D.Lgs. 127/2015 considera soddisfatti gli obblighi per le fatture memorizzate dall’Agenzia, mentre la guida dell’Agenzia ribadisce l’obbligo di conservazione. Non abbiamo trovato chiarimenti ufficiali. Aderire è gratuito e richiede pochi minuti: conviene toglierti il dubbio.

Bollo e archivio in Fatturaper.me

Nel modulo della fattura trovi l’opzione «Bollo virtuale» e, se il tuo regime non prevede l’IVA, un promemoria sopra 77,47 euro. Puoi scaricare PDF e XML di ogni documento quando vuoi.

Salvare i documenti in Fatturaper.me però non equivale alla conservazione digitale a norma: per le fatture elettroniche aderisci al servizio gratuito dell’Agenzia, oppure a un servizio di conservazione dedicato.