Come fare una fattura elettronica: guida passo per passo

Cos’è e chi deve emetterla

La fattura elettronica è un file XML nel formato FatturaPA che passa dal Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Lo SDI controlla il file e lo recapita al cliente. Un PDF spedito per email, quindi, non è una fattura elettronica.

L’obbligo riguarda i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, per le operazioni verso altri soggetti residenti o stabiliti. Dal 1° gennaio 2024 vale per tutti i forfettari. Ci sono poche eccezioni:

• Esonerati: i piccoli produttori agricoli.
• Divieto di invio allo SDI: le fatture con dati destinati al Sistema Tessera Sanitaria e quelle per prestazioni sanitarie a persone fisiche.

Cosa ti serve prima di iniziare

Prepara questi dati, così la compilazione richiede pochi minuti:

• i tuoi dati fiscali: nome o ragione sociale, partita IVA, indirizzo e regime fiscale;
• i dati del cliente: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale se è un privato;
• il codice destinatario o la PEC del cliente;
• numero e data del documento;
• descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA di ciò che hai venduto.

I passi per creare e inviare la fattura

1. Imposta i tuoi dati. Si fa una volta sola. Il regime fiscale va indicato con il suo codice: RF01 per l’ordinario, RF19 per il forfettario.
2. Aggiungi il cliente. Inserisci l’anagrafica e il codice destinatario o la PEC.
3. Scegli tipo, data e numero. Per una fattura normale il tipo è TD01. Il numero dev’essere progressivo e univoco e contenere almeno una cifra. Non c’è l’obbligo di ripartire da 1 ogni anno.
4. Compila le righe. Per ogni bene o servizio indica natura, quantità, imponibile e aliquota. Se la riga è senza IVA, serve anche il codice natura: senza, lo SDI scarta il file.
5. Controlla totali e bollo. Se la fattura è senza IVA e supera 77,47 euro, ricorda i 2 euro di bollo.
6. Invia allo SDI. Il software prepara l’XML e lo trasmette.
7. Controlla la ricevuta. Una fattura è a posto solo quando lo SDI l’ha accettata. L’esito arriva in un tempo che va da pochi minuti a 5 giorni.

In Fatturaper.me questi passaggi stanno in un’unica schermata: i dati dell’azienda sono già compilati, i controlli segnalano ciò che manca e ogni fattura mostra il proprio stato dopo l’invio.

Codice destinatario: quale usare

È l’indirizzo a cui lo SDI recapita la fattura. Scegli in base al cliente:

Se sei in regime forfettario

La procedura è la stessa, ma cambiano alcuni dati:

• regime fiscale RF19;
• aliquota IVA 0 e natura N2.2, cioè «Non soggette - altri casi»;
• una causale che indica il regime. La guida dell’Agenzia propone questa: «Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni»;
• sopra 77,47 euro, «Bollo virtuale» impostato su Sì e 2 euro nel totale.

Dal 2027 le norme del regime cambiano collocazione, quindi controlla se l’Agenzia aggiornerà anche la formula della causale. Per le novità sulle soglie leggi la guida su forfettario e 100.000 euro.

Entro quando va emessa

• Fattura immediata: entro 12 giorni dall’operazione.
• Fattura differita: entro il 15 del mese successivo. Si usa con il tipo TD24 quando le operazioni sono accompagnate da un documento di trasporto o da documentazione equivalente per i servizi.

Se la data dell’operazione è diversa dalla data del documento, va indicata in fattura.

Cosa succede dopo l’invio

Lo SDI risponde con una ricevuta. Ecco come leggerla:

Se qualcosa non va, trovi tutti i casi nella guida su fatture scartate e note di credito.

In arrivo dal 2027 Dal 1° gennaio 2027 si applica il Testo unico IVA (D.Lgs. 10/2026) e gli articoli 21 e 26 del DPR 633/1972 risultano abrogati. Se leggi riferimenti normativi, controlla che siano aggiornati.